主题：[原创]智源酒店管理

 

一.     企业管理需求分析

1.         企业需求分析。传统的手工操作管理存在着许多无法避免的问题，例如：

1)        人工计算房间费以及金额容易出现差错

2)        收银工作中跑单、漏单、偷钱现象普遍

3)        交班管理中出现各种误差

4)        个别服务员作弊、改单情形时有发生

5)        客人消费单据难以保存和查询

6)        无法对大量营业数据进行统计分析

7)        无法进行VIP会员管理和追踪，无法提供更加人性化的管理

8)        无法准确迅速的解决房费折扣和优惠等问题

9)        无法准确满足客人的个性化需求

10)     无法整体管理所有房间的状态，迅速对各种情况做出反应

11)     无论收银还是财务都需要大量的人力物力

2.         企业情况分析

1)        智方酒店管理系统就是针对以上问题而开发设计的。系统实现了一般酒店行业日常营运的全面自动化管理，包括营业管理、员工管理、会员管理、库存管理、财务统计等功能模块。将烦琐的手工管理，转化为简易的电脑操作，提高运营效率、减少操作错误、提升服务形象、缓解人力物力、增进营收效益等。考虑到贵公司管理运营的需要，达到管理手段、管理方式同规模经营相一致，堵住管理上的漏洞，科学化进销存环节，提高工作效率和决策能力，我们建议采用智方酒店管理系统。特做此分析方案供管理决策层斟酌参考，欢迎提出宝贵意见。

二.     智方酒店管理结构分析

1)        产品结构

2)        智方酒店管理系统包含了如上图表示的几个部分。酒店管理数据库系统、前台收银系统、电话订房系统、商品管理系统、会员管理系统、门锁发卡系统、电话计费系统、房务管理系统、营销管理系统、财务管理系统等。

3)        功能说明：

1.         酒店数据库主机部分是软件核心部分，包括管理程序和数据库

2.         前台收银系统，包括了客房、餐厅、娱乐设施等的收银结算

3.         电话订房系统用来管理新老客户的房间预定

4.         商品管理系统提供了物流管理、库存管理以及往来管理等功能模块

5.         会员管理系统提供了针对客户的所有方便的功能，包括了客户基本信息管理、消费信息管理、折扣管理、来电管理以及信息群发功能模块

6.         门锁发卡系统是根据系统提供的发卡程序对门禁房卡进行发卡处理，可以设置房卡的有效期等功能

7.         房务管理系统是专为客房经理提供的管理模块，可以方便的查看以及修改变更指定的房间状态，更好的为客户提供优质服务

8.         营销管理系统提供了对协议客户的管理以及对VIP客户的管理，还可以对客户黑名单进行管理

9.         财务管理系统，主要是为经理、财务以及管理人员使用的部分，可以对整个系统进行设置、调整、分析、进货、分配等等

4)        主机部分分为标准版和专业版两种，面对不同的客户需求有所不同。

三.     整体系统特点

1.         智方酒店管理系统在系统功能设计时，参照了大量的国内外同类软件，并对酒店、酒店、娱乐等企业进行了细致的彻底的实地研究，尽力用计算机系统来完成所有能完成的工作，并保持很高的灵活性和易操作性，软件具备以下特点：

2.         易学易用

1)        尽管我们的软件在功能上非常灵活强大，但操作上却极为简便，它是一套纯  WINDOWS软件，操作界面友好直观，既可全鼠标、也可全键盘操作，操作员懂拼音即可下单，不需要记忆复杂烦琐的消费代码，易学易用，所有操作员稍加培训即可上岗。

3.         稳定可靠

1)        此套软件由2001年开发至今，已经过诸多客户的完善和运行，目前已是一套相当  稳定成熟的系统，客户不必担心系统由于不稳定所带来的经济后果和数据丢失。

4.         功能完整

1)        此套软件能满足各类大型酒店的业务管理需要，系统拥有多个控制开关以及几十个参数设置，能够满足不同类型客户，不同管理手段的需求。

5.         数据安全性

1)        系统提供了自动和手动备份的功能，可使数据库有双重保护。

2)        软件在系统设置的时候，考虑到主机如果出现问题，将会给客户造成巨大的经济损失，因此设计了诸多功能对数据进行保护，即使无关人员抱走主机也无济于事。

6.         开放性好

1)        采用标准的开发工具和技术，后台数据库采用微软SQL2000中文版，可以提供开放的数据接口，可同其它软件交流数据。

7.         支持灵活多样的卡类消费和采用开放的用户自定义的打折促销方案，让用户设定。支持多种结算方式，如现金、赠券、信用卡等组合结账

8.         网络功能

1)        既可单机运行、又支持网络运行，用户可先单机运行，然后升级至网络版，不影响客户原有的数据。

四.     整体系统功能特点简介

1.         友好清晰的软件界面

1)        智方酒店管理系统本着人性化操作的要求精心设计软件功能，程序界面简单明了美观大方。使业务操作变得一目了然，即使未经过培训的操作人员，只要具备计算机操作常识就能很快上手，企业的管理者再也不必为聘用专门的操作人员而殚精竭虑啦。

2.         快捷全面的总台登记功能

1)        开房：分为预订和非预订客人开房，主要是输入客人的必要信息，或者通过预订号从预订单中获取基本信息，入住登记速度快，减少客人等待时间。

2)        客户修改：根据房号补齐宾客的所有信息及个人习惯，更好的为客人服务。并可修改在店宾客户藉部分信息。

3)        宾客换房：根据客人的换房要求或客房现状，调换某位宾客的房间。

4)        修改宾客房价：客人住店期间通过此项及时修改并进行核实。

5)        宾客续住：可随时对客人的离期进行修正，提供最准确信息，以减少宾馆不必要的损失。

6)        预定天数提醒：客人住宿时间到时，自动提醒。

7)        本系统提供完善的查询功能，包括房间状态（如出租房查询）预订情况、住店宾客信息、VIP入住情况、宾客离店情况、宾客历史档案、客房状态等；可以根据在店客人的任何一项条件讯速进行查询（如客人姓名、预订号、房号、来期、离期、国藉、证件号码等），也可以多项条件进行任意组合查询。

3.         方便灵活的总台结帐功能

1)        退房结帐：宾客离店时，自动计算宾客的各项费用，并分别统计其公费和自费款项，可根据客人的要求任意分开收据，自动打印收据。

2)        不退房结帐：客人住店时间比较长或长住公司，为避免消费累计过多，可结算处房费以外的费用。

3)        宾客预付： 根据酒店的要求，按营业部门收取客人的专项预付金或通用预付金。

4)        现金入帐： 录入没有使用电脑的营业部门当天所发生的营业收入情况。

5)        合并或分拆账单功能

6)        帐单的签单，免费，退单，挂帐。

7)        结帐方式：现金，代金券，银行信用卡，储值卡等多种方式。

8)        续住处理：宾客因意外情况而不能按预定日期离店时，可以根据需要办理续住手续。

9)        修改房价：调整宾客的客房价格及房租服务费。

10)     查询：本系统提供完善的查询功能，宾客明细查询，团队明细查询，宾客预付查询，非现金预付查询，杂单操作查询，冲帐操作查询，银钱收据查询，结帐记录查询，宾客转帐查询，特殊操作查询，宾客欠款、银钱收据查询、住店宾客、宾客流动情况查询，宾客欠款明细、团体欠款明细、明细历史查询，宾客历史、订房单查询等

11)     会员可使用积分卡、储值卡消费；

12)     自动完成累计积分，消费打折；

13)     房间费可以设置打折后自动抹零；

14)     可添加自定义消费项目，比如电话费、停车费等；

4.         完善的客户以及会员卡管理机制

1)        基本信息管理功能，此模块用于增加客户、修改客户信息、删除客户、客户信息的查询、导出和打印等功能。

2)        消费信息管理功能，用于查询本店登记在册客户的所有消费记录，并可列出每次消费记录的详细消费信息

3)        各种商品对不同客人的自动打折优惠

4)        客户各种消费的查询及自动积分管理系统

5)        客户来电显示功能（须硬件配合），在客人来电预定房间时自动显示客人以前的住宿信息，姓名，爱好，等信息。

6)        信息群发功能（须硬件配合），可以根据不同的要求对在店，离店的客人成批，或个人自动发送手机短信。

5.         多种多样的客房管理

1)        提供空房、占用、预订、停用、脏房多种房态图标；

2)        系统自动变更房间状态也可以手动修改房间状态。

3)        房态管理：修改当前的房间状态，以便合理地调整客房的出租状况。

4)        清扫管理：将打扫过的房间改成干净房。

5)        空房确认：将客人离店后打扫过的房间设定为空房，以便提高客房出租率。

6)        可出租房：可以动态地查询、打印酒店的可用房间、不可用房间，及时掌握酒店的客房使用情况。

7)        查询：本系统提供完善的查询功能，如在店宾客、离店宾客、客房销售情况、宾客明细、团体明细、宾客历史、订房单、房态查询等。

6.         简单方便的商品管理模块

1)        提供了库存管理，可单独停止某种商品的供应。

2)        提供进货管理，可查询指定时间段的进货情况。

3)        物流管理功能作为商品管理的关键环节，它包括：进货、退货、消耗、盘盈、盘亏等货单的填写

4)        当前库存查询功能主要用来查询当前库存情况，进行商品供应状态的控制和库存的结转功能。它是进行物流管理的参考。

5)        历史库存查询功能主要用于查询库存商品在某个时间段的进销存情况（期初余额、进货、退货、消耗、盘盈、盘亏、期末余额），是管理人员进行物流分析的主要依据之一，此功能的实现要以每天的日结数据做为基础。

6)        往来单位功能主要用于查询、登记、维护、删除往来单位的基本信息。

7)        往来账务功能主要针对往来单位实现应收应付款的查询和收支管理。

8)        成本核算功能主要实现在某一时间段各种商品营业量、消耗量、盘亏量、总成本、总销售额和毛利的核算，此功能的实现要以每天的日结数据做为基础

7.         方便的交班管理模块

1)        用于切换收银员的交接班工作，系统将根据不同的操作员赋于不同操作权限，并记录每个收银员的收银情况

2)        可查询当天的收银情况，还可查询以前各个班次的收银情况，并且可以输出打印

3)        自动结算交班金额并打印交班报表

8.         功能强大的营业查询模块

1)        强大的报表系统提供多种营业报表，并且都具备打印和导出成EXCEL功能。

2)        可查询来宾信息、消费明细、收银明细、日/月营业报表等众多统计报表让您轻松掌控每日营业情况，更能为经营者科学的管理提供依据。

3)        提供日、月消费的直方图统计，可使您对经营状况的了解更加直观。

4)        服务生提成查询功能可根据服务生的级别及其相对应的提成比例自动计算服务提成，大大降低提成计算工作量，加快了工作效率。

5)        多种分类统计查询可以提供更详细和更明确的统计数据。

6)        可按照管理的部门以及营业区域来查询部门营业统计。

9.         房间预定管理模块

1)        提供房间（客房）预订功能，散客可以通过电话或直接填写订房单预约客房，根据散客所需房间的类型、来店日期、离店日期等输入散客或团体订房单，当需要更改订房单时，可以修改或取消散客订房单。

2)        支持同一房间（客房）的多次预定以及到期自动取消功能。

3)        本系统提供完善的查询及输出打印功能、包括预订情况、住店宾客信息、宾客入住情况、宾客离店情况、宾客历史档案、客房状态等；可以根据预订单的任何一项条件进行查询（如客人姓名、预订号、帐号、来期、离期等），也可以多项条件进行任意组合查询。

4)        来电显示（须硬件配合），客来电时自动显示客人的所有信息及个人习惯，包括以前住宿的天数，房间情况等以便更好的为客人服务。

10.     及时便利的网络化管理

1)        智方酒店管理系统（网络版）基于先进的客户机 / 服务器体系结构开发而成，各个站点的数据可以即时通过网络传递，管理人员可以随时看到即时同步更新的数据，极大地提高了信息传递的速度，使得企业的管理效率更上一层楼。

11.     硬件设备支持

1)        智方酒店管理系统可以支持多种类型的打印机，可设置多种打印幅面来满足在各种打印机上实现小票打印。报表打印，可以完美支持各种POS系列热敏小票打印机，套打针式打印机

2)        支持通过RJ45口连接小票打印机的钱箱

3)        无须驱动支持所有磁卡，条码卡的刷卡设备。

4)        IC卡读卡器支持深圳明华澳汉公司生产的RD系列接触式读写器（M&W） 型号：RD-EB 外置推拔式读卡器

5)        接触式IC卡支持西门子4442型号芯片的IC卡

6)        非接触式IC卡支持RF32型号的感应式IC卡

7)        支持所有USB接口的二代身份证读卡器

五.     系统应用解决方案

1.         标准版应用解决方案

1)        应用范围和环境

1.         标准版主要应用在计算机数量少于4个点的情况下；

2.         数据库采用微软提供的MDB标准数据库结构，不需要单独安装数据库服务器；

3.         如果是网络版还需要有畅通的局域网

2)        需求分析

1.         例如有1个独立的总台，不同楼层区域有多个收银台，

2.         还设置有经理和财务查询点，需要打印各种统计报表

3.         需要对门禁进行管理

4.         需要有电话订台系统，老客户来电直接显示历史订台消费记录

5.         需要有会员贵宾卡功能，可以打折优惠

3)        解决方案以及拓扑图

1.         拓扑图

2.         解决方案，根据上图可以看到，所需要的硬件设备 除了各部门所使用的计算机外，还包括了网络设备，如交换机，打印服务器等。其次还有就是打印机分报表打印机和小票打印机两类，根据需要安排在不同的位置。其中数据库计算机主要工作是提供一个安全稳定的数据库平台，总台收银台来做所有和开房结帐的操作，包括了门禁系统和刷卡系统。前台订房可选，商品供应中心主要是提供商品管理，客房部主要是来完成客人的消费需求，经理查询端包含了统计报表查询以及营业查询等财务管理的功能。

3.         硬件系统报价

序号	设备名称	规格	单价	数量	金额
1	服务器
2	前台PC
3	前台POS打印机
4	客房部POS打印机
5	报表激光打印机
6	磁卡阅读器
7	100BaseT以太网交换机
8	二代身份证读卡器
9	UPS电源
10	USB来电显示器（可选）
11	网络基础设备
12	门禁系统
13	电话计费系统（可选）
14	触摸屏（可选）
合计

4.          

2.         专业版应用解决方案

1)        应用范围和环境

1.         专业版主要是应用在计算机数量比较多，比如超过5个点，同时又有很复杂的数据库需求，数据库需要单独管理的情况下；

2.         数据库采用微软提供的SQL2000数据库服务，需要安装单独的SQL2000数据库服务器；

3.         还需要没有域的局域网环境；

2)        需求分析

1.         需要有独立的数据库服务器

2.         需要有客人电话订房系统，可以根据历史记录安排订台

3.         需要有房间状态管理

4.         需要有多个楼层的收银台（超过3个）

5.         需要对各个部门仓库进行管理

6.         需要在经理办公室或财务室对各种统计数据进行管理和打印

7.         需要对客人进行优惠以及赠送活动

8.         有贵宾卡使用需求

3)        解决方案拓扑图

1.         拓扑图

2.         解决方案，根据上图可以看到，所需要的硬件设备 除了各部门所使用的计算机外，还包括了数据库服务器、带触摸屏的电脑、网络设备，如交换机，打印服务器等。其次还有就是打印机分报表打印机和小票打印机两类，根据需要安排在不同的位置。
由于采用了SQL数据库来管理，所以网络内的站点数量就可以大量扩展。可以设置多个职能部门来管理不同的工作，可以设置房务中心，商品供应中心，客房部，营销部，以及经理财务查询部分。还可以增加单独的前台订房部分，可以外接来电显示设备。总台负责所有的开房以及结帐发卡等操作，会员以及贵宾卡可以直接消费享受折扣。

3.         硬件系统报价

序号	设备名称	规格	单价	数量	金额
1	服务器
2	前台PC
3	前台POS打印机
4	客房部POS打印机
5	报表激光打印机
6	磁卡或IC卡阅读器
7	100BaseT以太网交换机
8	二代身份证读卡器
9	UPS电源
10	USB来电显示器
11	门禁系统
12	电话计费系统
13	网络基础设备
合计

4.          

3.         酒店综合应用解决方案

1)        应用范围和环境

1.         酒店内含有多个消费部门；

2.         数据库采用微软提供的SQL2000数据库服务，需要安装单独的SQL2000数据库服务器；

3.         还需要没有域的局域网环境；

2)        需求分析

1.         需要有独立的数据库服务器

2.         需要解决客房管理

3.         需要有餐厅管理

4.         需要有桑拿洗浴管理

5.         需要有KTV娱乐管理

6.         需要一卡通管理

7.         需要有客人电话订房系统，可以根据历史记录安排订台

8.         需要有房间状态管理

9.         需要在经理办公室或财务室对各种统计数据进行管理和打印

10.     需要对客人进行优惠以及赠送活动

11.     有贵宾卡使用需求

3)        解决方案拓扑图

1.         拓扑图

2.         解决方案，根据上图可以看到，所需要的硬件设备 除了各部门所使用的计算机外，还包括了数据库服务器、带触摸屏的电脑、网络设备，如交换机，打印服务器等。其次还有就是打印机分报表打印机和小票打印机两类，根据需要安排在不同的位置。
由于要求针对多个部门进行管理，所以这里包括了左边的客房部的详细结构，右边的其他三个部门的主机，每个部门都可以有更复杂的结构，具体可以参考专业版的设计方案。可以在所有的部门中直接消费结帐，也可以在所有部门中消费，统一在总台结帐。总台设有多种设备，可以对会员卡，VIP卡和房卡门禁卡进行管理。如果需要还可以增加触摸屏进行前台预定管理。还可根据需要适当的添加更多的收银点，比如两个总台，三个客房部等等。

3.         硬件系统报价

序号	设备名称	规格	单价	数量	金额
1	服务器
2	前台PC
3	前台POS打印机
4	客房部POS打印机
5	报表激光打印机
6	磁卡或IC卡阅读器
7	100BaseT以太网交换机
8	二代身份证读卡器
9	UPS电源
10	USB来电显示器
11	门禁系统
12	电话计费系统
13	网络基础设备
合计

4)         

六.     系统施工方案及报价

1.         施工方案(工期)

1)        硬件到场及技术讨论    1-2天

2)        网络安装与调试    1-2天

3)        软件安装与调试    1天

4)        期初数据整理、录入    1天

5)        操作员培训与考核    3天

6)        磨合期跟踪服务    15天

2.         贵方应配合工作：

1)        应提供贵方场地工程图或结构图；

2)        贵方的操作员、管理员及负责人到位；

3)        提供期初系统初始化所须数据资料；

4)        协调各部门及外部关系。

3.         售后服务

1)        提供专业的售后服务电话，接受用户免费咨询。

1.         技术支持热线：

a)         周一至周五：9:00-18:00

b)        周六：9:00-12:30

c)        Tel:(0371)65075222 63315956 63315988

2.         传真：

a)         Fax:(0371)63315988

2)        系统提供一年的免费维护，一年后收取相应的维护费用。

4.         系统报价

1)        软件系统按工作站数量进行报价，价格为：3200元/工作站。

2)        如果客户工作站数量超过6个，系统价格进行面议。

5.         注意，以下建议你应该采纳：

1)        为防止意外停电事故的发生，建议服务器和前台电脑配置至少延时1小时的UPS系统。

2)        如果是外地用户，最好安装上网设备在服务器以协助我们进行远程数据维护和系统升级。

3)        系统采用星形拓朴，所有的网线全部集中汇总在机房或网络交换机位置，各工作站应留一部分富余的线头，以免工作站的位置发生变化。

4)        要放电脑的前台位置的设计要合理，电源走线，单据小格等布局均要进行考虑。